27 façons d'être un utilisateur de messagerie sans stress

De toutes les choses qui provoquent un stress ridicule dans la vie, le courrier électronique est définitivement un biggie. Et étant donné qu'une étude a révélé que 28% de la semaine de travail moyenne est consacrée à la lecture et à la réponse aux e-mails, c'est certainement quelque chose qui vaut la peine d'essayer de comprendre comment mieux comprendre. Que ce soit des e-mails de fin de soirée de votre patron qui vous conduisent sur le mur ou simplement la quantité d'e-mails obstruant votre boîte de réception en général, voici 27 façons de commencer à être un utilisateur de messagerie sans stress en ce moment. Et pour plus de façons de maîtriser cet art, nous sommes tous redevables tous les jours, voir les 17 hacks de messagerie de génie qui amélioreront votre vie.

1 se désabonner. Se désabonner. Se désabonner.

Vous recevez déjà une tonne d'e-mails de personnes que vous connaissez, donc tous les e-mails qui proviennent de magasins, de publications en ligne et d'autres endroits aléatoires n'encombrent encore plus votre boîte de réception. Passer et se désabonner aux endroits qui ne vous soucient pas. Et s'il y en a trop à gérer par vous-même, utilisez un service comme Unroll.Moi qui peut vous aider à débarrasser votre boîte de réception de centaines d'abonnements stressants en quelques minutes.

2 Restez hors ligne pendant les vacances.

Les vacances signifie ne pas avoir à entendre une seule demande de votre, même en forme de messagerie. Alors pourquoi vérifiez-vous toujours pendant votre congé? La seconde où vous partez pour votre voyage, allumez un message hors bureau pour quiconque envoie quelque chose à votre chemin et n'est-ce pas oser pensez à l'enregistrement. Bien sûr, les managers ne sont pas exactement les meilleurs pour donner à leurs employés un espace personnel lorsqu'ils sont hors de l'horloge, mais vous avez le droit de profiter de votre messagerie Vacay - et sans stress. Détox numérique, ici vous venez. Et pour des moyens plus incroyables de tirer le meilleur parti de votre e-mail, consultez les 15 façons dont vous écrivez des e-mails mal.

3 GO PENS ET PAPIER.

Parfois, être un utilisateur de messagerie sans stress signifie s'éloigner de la technologie et saisir un bon vieux stylo et papier. Selon des recherches de la Harvard Business School, noter une "liste de réponse" de ce que les e-mails entrants dont vous avez besoin pour aborder peuvent vous aider à les parcourir plus efficacement. Une fois que vous avez fait votre liste, répondez à ce à quoi il faut réellement répondre et oublier le reste.

4 Utilisez la fonctionnalité "Réponse intelligente" de Gmail.

Si vous utilisez Gmail, un moyen facile d'aider à débarrasser un certain stress de votre vie est d'utiliser la fonctionnalité "Réponse intelligente", qui suggère différentes réponses en fonction de votre style d'écriture par e-mail. Au lieu d'avoir à rédiger une longue réponse, cela vous permet de renvoyer un e-mail à quelqu'un avec un simple robinet. Les réponses pré-peuplées sont assez courtes et douces, mais dans certains cas, pourquoi ne pas profiter?

5 Limitez votre e-mail à un seul appareil.

Ces jours-ci, vous avez accès à votre e-mail partout où vous vous tournez: votre ordinateur portable, votre téléphone, votre tablette, et Votre montre intelligente (si, vous savez, vous en avez un). Ouais, c'est beaucoup de notifications. Une enquête du Future Work Center a révélé que ceux qui avaient reçu des e-mails sur leurs appareils avaient des niveaux plus élevés de stress - c'est tout simplement trop de données pour qu'une personne puisse gérer et toujours rester sain d'esprit. Au lieu de cela, essayez de vérifier uniquement votre e-mail sur un seul appareil, pas tous. Et pour plus de façons de maîtriser cet art de tous les jours, ne manquez pas les 15 e-mails des affaires de Cold Open qui vous distinguent.

6 Vérifiez uniquement votre e-mail à certains moments.

Si vous vérifiez votre e-mail toute la journée, vos niveaux de productivité vont chuter et vos niveaux de stress tireront sur le toit. Au lieu de cela, respectez ce qui se trouve sur votre liste de tâches et ouvrez votre boîte de réception à certains moments, que ce soit toutes les deux heures ou quelques fois par jour. De cette façon, vous resterez sur la tâche et cela n'interférera pas avec vos activités quotidiennes.

7 Et ne le vérifiez certainement pas le matin ou le soir.

La technologie permet aux gens de travailler 24/7 s'ils veulent: vous jamais avoir à s'éteindre. C'est vraiment une bonne chose de garder des parties de votre journée sans e-mail, cependant. Selon les gens du Future Work Center, les participants à l'enquête ont déclaré que la vérification de leurs messages le matin ou plus tard la nuit a augmenté leurs niveaux de stress. Et comment peut-il ne pas? Vous voyez des choses qui entraînent juste plus de pression de votre patron, de vos connaissances et de tout le monde dans votre vie. En vous arrêtant, vous vous donnerez enfin la possibilité de vous priver.

8 Remplissez le champ "à".

Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail avant d'être prêt à l'envoyer? Ou réalisé que vous avez fait une erreur après avoir appuyé sur ce bouton? Comme n'importe qui peut l'attester, ce n'est pas un bon sentiment. Gmail a une fonctionnalité "Annuler" qui vous permet, pendant un court laps de temps, de "renifler" les e-mails, mais il existe un moyen facile d'éviter les accidents en premier lieu. Jusqu'à ce que votre e-mail soit relevé et prêt à partir, laissez le champ "à" vide. Alors, quand tu sont Prêt à envoyer, vous pouvez taper le nom du destinataire et remettre votre e-mail sans que rien ne soit mal.

9 Ne laissez pas votre e-mail ouvert toute la journée.

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Si vous êtes le type de personne qui a toujours son e-mail ouvert et est constamment distrait mes messages entrants, arrêtez immédiatement cette habitude. Selon les données de l'enquête du Future Work Center, ceux qui regardent leur e-mail toute la journée ont subi plus de pression de ces e-mails. Alors gardez vos enregistrements au minimum pour réduire votre stress.

10 Passez par votre boîte de réception dans l'ordre.

Il est courant de parcourir votre boîte de réception à la recherche des e-mails les plus élevés pour répondre d'abord, mais selon l'écrivain Brian Christian, cela ne fera que devenir un énorme lapin de temps. Au lieu de cela, il dit de commencer par le haut, puis de descendre, décidant de ce qui doit être répondu et ce qui ne le fait pas jusqu'à ce que vous ayez tout au long.

11 Définissez un arrêt difficile.

Disant que vous ne vérifierez pas votre e-mail la nuit pourrait travailler, mais vous savez ce qui fonctionne encore mieux? Définition d'un temps de coupure réel, vous n'êtes plus autorisé à scanner votre boîte de réception. Au lieu de quitter la règle si ouverte, avoir un moment exact pour fermer et profiter de votre e-mail sans e-mail fait une énorme différence dans vos niveaux de stress. Et pour plus de façons de se déstresser et de dé-tech, apprenez les 20 façons de tuer le temps sans smartphone.

12 Notifications de silence.

Peu importe le nombre de fois où vous avez réglé pour vérifier votre e-mail tout au long de la journée, vous ne devriez jamais avoir sur ces notifications. Soyons réels: voir ceux pings Pop up sera indéniablement vous stressa toujours. Les éteindre simplement et garder votre bureau et votre téléphone un peu plus silencieux fait toute la différence dans votre bien-être.

13 Gardez votre boîte de réception propre et organisée.

Tout comme vous gardez votre espace de travail propre, vous voulez aussi garder votre boîte de réception. Selon des recherches de l'Université du Michigan, une façon d'aider à gérer le stress des e-mails est de profiter de certains des organisateurs internes à votre disposition dans votre boîte de réception. Créez des dossiers pour organiser vos e-mails par catégorie, étiqueter et hiérarchiser vos e-mails, et configurer des filtres pour organiser les e-mails lorsqu'ils entrent dans votre boîte de réception.

14 Ne lisez pas les e-mails le week-end.

Si vous ne avez pas l'impression de travailler pendant le week-end si vous ne faites que garder un œil sur ce que les e-mails arrivent, mais en faisant cela, vous ne vous permettez pas vraiment de fermer et de vous-même pour la semaine à venir. Si la tentation est toujours là, supprimez simplement votre application Gmail de votre téléphone vendredi après le travail et remettez-la lundi. (Les temps désespérés appellent des mesures désespérées.) Ou, configurez un service qui fait une pause de votre boîte de réception.

15 Pause votre boîte de réception.

Pour suspendre votre boîte de réception, utilisez un outil comme Pause de boîte de réception, qui fonctionne à la fois pour Gmail et Outlook. Fondamentalement, cela empêche les nouveaux e-mails de venir jusqu'à ce que vous décidiez de leur permettre de à nouveau. Que ce soit pendant la journée où vous essayez de profiter de vos week-ends, cela vous donnera sûrement une tranquillité d'esprit.

16 Profitez des services organisés par e-mail.

Si juste regarder dans votre boîte de réception vous fait vous sentir dépassé en raison des centaines d'e-mails non ouverts que vous n'avez toujours pas vécu, utilisez un service comme Sanne Box. Il vous aide à nettoyer votre boîte de réception et à organiser ce qui existe, à mettre des e-mails importants où vous pouvez les voir, en envoyant des e-mails distrayants à un dossier que vous pouvez afficher plus tard et en mettant des newsletters et des abonnements en un seul endroit. Fondamentalement, il deviendra votre BFF combattant le stress. Et pour plus de façons de sortir sous le pistolet technique, apprenez les 20 façons dont les médias sociaux nous insistent.

17 Triez votre boîte de réception via l'application.

L'une des façons les plus simples d'organiser votre boîte de réception est de le faire via Sortd, ce qui vous permet de tout définir côte à côte. Avec votre boîte de réception sur la gauche et les listes de catégories à droite, vous pouvez faire glisser des e-mails dans différentes sections personnalisables comme "à faire" et "compléter" - vous pouvez donc obtenir un visuel moins stressant sur votre boîte de réception.

18 Ne dormez pas sur BCC.

Avez-vous déjà été pris dans un réseau d'e-mails que vous ne vouliez absolument rien à voir avec? Parfois, si vous faites une introduction entre deux personnes, vous vous retrouvez sur leur fil à vie et continuez à faire des pings sur des choses qui ne s'appliquent pas à vous. Si vous êtes un jamais l'une des personnes dans les va-et-vient, sauvez la troisième roue un peu de stress et déplacez-les vers BCC - la "copie carbone aveugle" - après l'introduction. Et si vous êtes celui qui a pris la folie, demandez si les autres personnes du groupe peuvent ajouter toi à BCC pour vous garder hors de la boucle.

19 Parlez à votre patron.

Si vous ne savez pas quelles attentes votre patron a de répondre aux e-mails après les heures qui vous stressent, discutez avec eux de ce qu'ils recherchent dans les heures de réponse, disent des chercheurs de la Michigan State University. J'espère qu'ils apprécient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et ne s'attendent pas à ce que vous leur revoyiez sur les choses tard dans la nuit ou pendant le week-end, vous permettant de vous détendre complètement lorsque vous êtes en congé. Et si vous voulez vous assurer que le convo se déroule nagement, préparez-vous en désassant dans les 15 signes que votre patron est un psychopathe.

20 Prenez des vacances par e-mail."

Parfois, il peut être très difficile de faire avancer les choses juste en sachant que votre e-mail attend que vous parcourez. Si vous avez besoin de temps ininterrompu pour travailler sur un projet, dites à votre équipe de vous prendre des vacances par e-mail pour la moitié de la journée pour vous concentrer et faire de votre travail les chercheurs de l'Université du Michigan.

21 Gardez les choses organisées par date limite.

Si vous avez constamment une boîte de réception complète d'e-mails en attendant d'être répondu, il pourrait être avantageux de commencer à les organiser par date limite. Selon l'expert en marketing et en vente, Zach Hanlon, organisant vos e-mails dans des dossiers en fonction de la priorité, y compris aujourd'hui, cette semaine, et ce mois ou un quart-temps vous maintiens sain d'esprit et moins stressé. Le second quelque chose entre, collez-le dans un dossier et traitez-le quand vous devez.

22 Utilisez la règle de 3 secondes

Non, cette règle n'a rien à voir avec la nourriture tombée sur le sol. Selon John M. Grohol, Psy.D., Les gens perdent beaucoup de temps à essayer de comprendre quoi faire avec certains e-mails. Au lieu de cela, ce processus ne devrait pas prendre plus de trois secondes. Pour réduire votre niveau de stress, décidez rapidement si vous souhaitez répondre, supprimer, archiver ou enregistrer un e-mail pour plus tard. Cela peut sembler une décision précipitée, mais cela vous aidera à labourer votre boîte de réception beaucoup plus rapidement.

23 Utilisez la fonctionnalité de planification.

Parfois, quand quelque chose n'est pas urgent, vous n'avez pas envie de faire des e-mails à ce sujet tout de suite. Au lieu de cela, débarrassez-vous du stress en l'écrivant et en le planifiant pour envoyer quelques jours plus tard, recommandez des gens de la Harvard Business School. De cette façon, vous le retirez de votre poitrine mais vous avez encore du temps avant de devoir y faire face.

24 modifier les e-mails "non lus" pour "lire" en vrac

Une fois que vous avez frappé un certain nombre d'e-mails non lus, il n'y a pas de retour: vous n'allez jamais tous les traverser, et en toute honnêteté, vous avez probablement déjà abordé ceux qui étaient super importants de toute façon. Pour réduire le stress qui vient de voir "3 478 e-mails non lus" apparaître tous les jours, changez-les pour lire en vrac. Chaque système de messagerie est différent, mais le processus est généralement assez facile. (Vous pouvez aussi les supprimer en vrac, mais cela pourrait être même plus stressant en sachant qu'ils sont juste… partis.)

25 maintenir une fracture personnelle du travail.

Il est difficile de garder les choses droites lorsque vous avez votre travail et vos e-mails personnels en un seul endroit. Selon l'expert de la productivité Paula Rizzo, c'est pourquoi vous devriez faire de votre plus durement de votre mieux pour les séparer. "De cette façon, vous serez dans des mentalités différentes lorsque vous passez à travers chacun d'eux. Cela rend beaucoup plus facile à gérer lorsque vous connaissez les types d'e-mails que vous verrez avant même d'ouvrir votre boîte de réception. Cela facilite la priorisation beaucoup plus facile ", dit-elle.

26 N'hésitez pas à ignorer certains e-mails.

Cela peut sembler effrayant ignorer les e-mails, mais croyez-le ou non, pas tout doit être répondu à. Si vous le prenez des chercheurs de la Harvard Business School, c'est un moyen facile de se débarrasser d'un certain stress: si quelque chose est ce important, c'est quelque chose qui reviendra.

27 Ne réglez pas les conflits par e-mail.

Le duels par e-mail peut sembler beaucoup mieux que de le faire face à face, mais cela ne se termine jamais bien. Selon des recherches de l'Université du Michigan, c'est une mauvaise idée de résoudre les conflits dans votre boîte de réception et ne vous provoquera plus de stress à la fin. Au lieu de cela, rencontrez en personne ou appelez-les pour faire gérer les choses de manière plus efficace. Et pour une sagesse de bureau plus incroyable, apprenez les 60 meilleurs hacks de productivité de 60 secondes.

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