17 Règles d'étiquette par e-mail non écrites, personne ne vous a jamais appris

En ce qui concerne le courrier électronique, vous pensez peut-être que vous savez tout ce qu'il y a à savoir. Après tout, la plupart d'entre nous envoient et reçoivent en moyenne 121 e-mails par jour, Selon le cabinet d'études de marché Tech The Radicati Group. Mais même si vous passez probablement une partie importante de chaque jour en train de travailler dans votre boîte de réception, vous pourriez probablement apprendre une chose ou deux. En fait, il y a une tonne de règles d'étiquette par e-mail qui vous échappent régulièrement et beaucoup d'autres personnes dans votre liste de contacts. Voulez être sûr que vous êtes poli électroniquement? Voici les 17 règles d'or en e-mail que vous ne connaissiez probablement pas, mais vous devez savoir.

1 répondez à la minute où vous recevez un e-mail, même si vous avez besoin de plus de temps.

Personne n'apprécie recevoir une réponse à un e-mail des semaines après l'avoir envoyé. En fait, une enquête en 2018 menée par la société de consultant Toister Performance Solutions a révélé que 41% des personnes s'attendaient à une réponse par e-mail de leurs collègues en moins d'une heure. (Commencez à rédiger des notes d'excuses à votre service comptable maintenant!)

Bien sûr, certaines réponses par e-mail appellent à mâcher vos pensées et à rédiger un message mesuré. Dans ces cas, la solution est facile: répondez en quelques minutes pour faire savoir à l'expéditeur que vous avez reçu son message, mais besoin d'un peu plus de temps pour trier les choses. De cette façon, ils savent que vous avez pris en considération leur e-mail et que vous ne les ignorez pas simplement.

2 Utilisez "Répondre à tous" avec prudence.

Il y a une différence cruciale entre les options "Répondre" et "Répondre toutes". Et pourtant, de nombreux utilisateurs de messagerie ne réalisent malheureusement pas que. Au cas où vous êtes l'un d'eux, sachez que lorsque vous choisissez ce dernier, chaque destinataire qui a été sur le message d'origine reçoit votre réponse et, le plus souvent, vous n'avez pas besoin d'inonder les boîtes de réception de tout le monde.

Ces messages de masse inutiles sont un tel fléau, il y a un terme familier pour les décrire: "Répondez à AllPocalypse."Donc, la prochaine fois que vous répondez à un e-mail de masse, considérez qui a vraiment besoin de lire votre réponse: toute l'entreprise ou tout simplement l'expéditeur d'origine?

3 Si vous voulez une réponse de quelqu'un, ne le cc pas.

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Lorsque vous CC quelqu'un sur un e-mail - ce qui signifie que vous "les copierons", cela indique généralement que vous voulez le garder en boucle dans la conversation, mais que vous ne cherchez pas nécessairement une réponse de leur part. Et, en tant que professionnel de la formation Dannielle Walz prévient, abusant l'option CC peut entraîner des problèmes de communication.

"Par CC-ing vos collègues dans de nombreux e-mails, ils peuvent commencer à cesser de voir vos e-mails comme importants et peuvent les placer directement dans un" dossier de référence "ou" lire plus tard "", a-t-elle écrit dans un article LinkedIn. "Cela peut conduire à une information importante manquée à l'avenir."

Donc, si vous vous attendez à une réponse de quelqu'un, mettez son adresse e-mail dans le champ "à" et utilisez la fonction "CC" avec parcimonie.

4 comprendre quand et quand ne pas utiliser BCC.

Le champ BCC est encore plus compliqué, éluant constamment même les utilisateurs de messagerie les plus chevronnés. Mais décomposons-le: BCC signifie "Blind Carbon Copy", donc, alors qu'il est similaire à CC-ing, BCC-ing n'affiche pas l'e-mail de cette personne à d'autres destinataires, ce qui signifie que personne d'autre sur la chaîne ne verra que vous les inclus.

Alors, quand est-il correct d'utiliser BCC? Hillel Fuld de Inc. Le magazine dit que c'est strictement pour les e-mails de masse ou quand quelqu'un vous présente par e-mail à quelqu'un d'autre.

"Dans tous les autres cas, lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un et à quelqu'un d'autre, vous êtes malhonnête ou non", note Fuld. "Vous envoyez un e-mail à la personne x et sans qu'il le sache, laissant la personne à écouter votre conversation. La personne X n'a ​​aucune idée que quelqu'un d'autre lit cet e-mail, alors qu'en réalité, vous l'avez également envoyé secrètement à quelqu'un d'autre."

5 Utiliser les marques d'exclamation avec parcimonie.

Il est facile de lancer une marque d'exclamation dans vos e-mails ici et là, mais essayez de ne pas en faire une habitude. Bien qu'ils soient historiquement utilisés pour indiquer l'excitation, dans un e-mail, les marques d'exclamation peuvent facilement être confondues avec une phoniness ou une agressivité passive.

"L'utilisation de la marque d'exclamation inutile dans [un] e-mail peut facilement détruire la signification sous-jacente de votre texte," Anna Verasai explique Digest HR. "Utilisez-le uniquement lorsque vous avez besoin de souligner quelque chose qui est important. Pensez à la façon dont votre lecteur peut interpréter le message lorsqu'il le lisait."

6 Soyez prudent avec votre utilisation de l'humour.

Tout le monde aime de temps en temps une bonne blague, mais parce que le ton peut être mal interprété lorsqu'il ne correspond pas en personne, il est préférable de laisser les blagues hors de vos e-mails. "Réservez l'humour pour un appel téléphonique ou en personne", professeur d'écriture commerciale, David Silverman, écrit dans le revue de Harvard business. "De cette façon, quand il y a un silence stupéfait à l'autre bout de la ligne ou de l'autre côté de la table de conférence, je pourrais dire:" Je pense que vous ne réalisez peut-être pas à quel point je me considère drôle, et, étant donné que je Croyez que je vais m'arrêter maintenant.'"

Mais sérieusement: une étude pivot de 2005 publiée dans le Journal de la personnalité et de la psychologie sociale a révélé que, alors que les expéditeurs ont prédit que leurs destinataires pouvaient déchiffrer avec précision leur ton à 80% du temps, les destinataires n'ont pu lire avec précision le ton que 56% du temps.

7 sauter l'argot.

Avec la montée de la messagerie instantanée, les formes raccourcies de la langue anglaise sont devenues plus largement utilisées "u" pour "vous" ou "veulent" au lieu de "vouloir."Mais, tout comme l'humour ne reste pas souvent en ce qui concerne les e-mails, l'argot est un peu similaire. Selon une enquête OnePoll, 37% des personnes pensaient que l'utilisation de l'argot sur le lieu de travail était inacceptable, et 55% ont dit sauter le "lol" quand il s'agit d'envoyer un e-mail à votre patron.

8 faites attention à la ligne d'objet.

Les lignes d'objet sont simples, mais nécessaires. Et puisque une majorité des e-mails sont lus sur des appareils mobiles-55 pour cent, selon la société de délivrabilité des e-mails, la société de retour, il est important de les clouer. Les lignes d'objet courtes, concises et directes sont les meilleures. Le but de votre e-mail doit être clairement indiqué et vous devez le limiter à cinq mots ou moins, car les appareils mobiles ont coupé tous les mots après cela.

9 Inclure une signature.

Avez-vous déjà reçu un e-mail de quelqu'un et vous êtes demandé: "Qui est-ce depuis?"Bien que l'adresse de l'expéditeur puisse vous donner quelques indices sur qui ils sont, parfois ce n'est pas suffisant. Une signature à la fin de votre e-mail peut immédiatement informer le destinataire de qui vous êtes, ce que vous faites et comment ils peuvent vous contacter davantage.

Les gens de l'agence de marketing intégrée OCRÉATIVE disent qu'avoir une boîte de signature par e-mail est "comme remettre à une personne une carte de visite à chaque fois que vous envoyez un e-mail."Si vous n'en avez pas encore un, ajoutez une signature qui comprend votre nom complet, votre position, votre numéro de téléphone, votre e-mail, votre site Web et un logo d'entreprise.

10 N'oubliez pas d'embrasser (gardez-le court et simple).

La méthode Kiss est quelque chose que la plupart d'entre nous ont été enseignés à l'école primaire, mais cela ne signifie pas que c'est moins nécessaire plus tard dans la vie. Boomerang, une application de productivité par e-mail, a recherché les méthodes clés pour obtenir plus de réponses par e-mail. Leur plus grand point à retenir? Il est préférable d'écrire comme si vous avez huit ans.

Leurs recherches ont révélé que les e-mails écrits à un niveau de lecture de troisième année étaient 36% plus susceptibles d'être répondus que ceux écrits à un niveau de lecture du collège.

11 attirer l'attention sur les attachements.

Les pièces jointes sont parfois une partie nécessaire du processus de messagerie, mais vous devez bien savoir comment les utiliser avant de vous attacher avec l'abandon. Dans les longues chaînes de messagerie, ils peuvent parfois passer inaperçus ou négligés, et les pièces jointes inattendues ont également tendance à être non ouvertes car les destinataires se méfient des virus électroniques.

La meilleure solution consiste à appeler vos pièces jointes dans le corps de votre e-mail. Grammarly dit que la meilleure façon d'informer le destinataire des pièces jointes est d'inclure un message à la fin de votre e-mail qui dit quelque chose dans le sens de "J'ai joint [article]" ou "Veuillez vous référer à l'article ci-joint pour plus détails."

12 Standardiser votre police.

Bien que jouer avec les styles de police et les couleurs puissent être amusants, il n'y a pas de place pour la bande dessinée rose vif sans dans le monde professionnel. Il s'avère que l'utilisation des polices est extrêmement importante en matière de communication numérique, selon Colin Wheildon, auteur de Type et mise en page: Communiquez-vous ou faites-vous simplement de jolies formes? "Il est possible de souffler les trois quarts de nos lecteurs simplement en choisissant le mauvais type", a-t-il déclaré aux écrivains et artistes américains.

Alors, à quelles polices devriez-vous vous en tenir à la? Magemail recommande la Géorgie, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.

13 Relisez tout.

Lorsque vous écrivez un e-mail, il y a de fortes chances que vous fassiez une erreur; Après tout, tu es seulement humain. Cependant, les erreurs ne sont pas souvent examinées en ce qui concerne les e-mails de travail. Dans un sondage grammaire de près de 2 000 répondants, 67% ont déclaré que c'était pas D'accord pour faire des fautes de frappe dans les e-mails, tandis que seulement 6% pensaient que c'était une erreur acceptable.

14 Entrez l'adresse e-mail en dernier.

Le moyen le plus simple de vous assurer de ne pas envoyer de courriel avant qu'il ne soit prêt ou avant qu'il ne soit effacé de toute fausse? Attendez que tout soit en forme de pointe avant d'entrer dans l'adresse e-mail du destinataire. Comme vous le savez, faire des erreurs par e-mail est l'une des plus facilesfaçons de faire la mauvaise impression.

"Ce n'est pas seulement le professionnalisme qui est le problème," Karen Kessler, Le président d'Evergreen Partners, a déclaré Forbes. "Ce qui est en jeu, c'est la réputation de l'employé et de l'entreprise ou de l'organisation. Nous avons vu de mauvaises décisions par e-mail entraîner des conséquences négatives pour l'employé-diisme et pour l'organisation aussi bien litigieuse."

15 et vérifiez le nom de votre destinataire.

Une grosse erreur que vous devez éviter est d'orthographe mal le nom de votre destinataire, alors assurez-vous de vérifier triple avant de frapper. Beaucoup de gens voient l'acte de mal orthographier un nom comme paresseux et inconsidéré, en particulier Lorsque l'orthographe correcte est dans l'adresse e-mail. Que devriez-vous faire si vous faites accidentellement cette erreur? Kathryn Shanley, Le propriétaire de mon édition de stylo rouge, dit que des excuses immédiates sont la clé pour maintenir votre crédibilité.

16 Pour une entreprise professionnelle, utilisez une adresse e-mail professionnelle.

Bien qu'une adresse e-mail personnelle soit très utilisée lorsqu'il correspond à des amis ou à la famille, gardez-le hors du domaine des affaires professionnelles. Ceci est particulièrement important dans une situation de vendeur de consommation. Une enquête Godaddy 2016 auprès de 1 000 Américains a révélé que 75% pensaient que le fait d'avoir un e-mail professionnel est un facteur important dans la confiance d'une entreprise en ligne, et 33% douteraient de la légitimité d'un vendeur s'ils utilisaient une adresse e-mail personnelle.

"Vous n'oubliez jamais une première impression, ni dans la vraie vie ou en ligne", a déclaré le chef de produit de GoDaddy, Steven Aldrich, dit dans un communiqué. "Souvent, votre première interaction directe avec un client se déroule sur le courrier électronique et donc un professionnel dans ce contexte est extrêmement important."

17 N'oubliez pas que tout peut être partagé.

Qu'il s'agisse de transfert, de BCC-ing ou simplement de clignoter votre téléphone sur le visage de quelqu'un, il est important de se rappeler que tout ce que vous écrivez dans un e-mail peut être vu par quelqu'un d'autre que le destinataire prévu. Par conséquent, toute votre communication électronique doit être professionnelle et sans risque. Après tout, les e-mails peuvent même être admissibles devant le tribunal, il est donc préférable de ne jamais envoyer quoi que ce soit qui pourrait être utilisé contre vous plus tard. Et pour plus de façons d'améliorer votre vie professionnelle, consultez les 25 astuces de génie pour travailler plus intelligemment et pas plus difficile.

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