17 hacks de messagerie génie qui amélioreront votre vie

Six points-trois. C'est le nombre d'heures, selon une étude récente commandée par le géant de la technologie Adobe, que les Américains passent en moyenne, répondant aux e-mails chaque jour. Mettez une autre façon: vous dépensez un tout troisième de votre vie éveillée collée à votre boîte de réception, répondant aux fils de message qui, franchement, pourraient être hachées sur un chat IRL de cinq minutes. Quelque chose doit donner.

Heureusement, obtenir que quelque chose à donner est, dans de nombreux cas, aussi facile que de frapper un bouton. En mettant en œuvre une série de tactiques éprouvées, vous pouvez réduire vos heures passées en e-mail à rien. Pensez simplement: combien de temps sauveriez-vous si vous n'aviez plus à télécharger manuellement une pièce jointe? Ou si vous pouviez remettre un e-mail à la hâte de l'éther, vous faire gagner du temps (et paniquer!) a passé à rédiger un "Je suis vraiment désolé, je ne voulais pas envoyer ce" e-mail?

Oui, tout ce jujitsu Internet est possible. Nous avons bricolé les 17 meilleurs hacks d'e-mails de réduction de temps, de réduction de la vie et de stimulation de l'efficacité ci-dessous. Alors lisez la suite, parce que cette boîte de réception zéro attend. Et pour plus de façons de tirer le meilleur parti de votre 6.3 heures, ne manquez pas 15 e-mails commerciaux ouverts à froid qui vous distinguent.

1 se désabonner massivement.

C'est un bon pari que votre boîte de réception est aussi encombrée qu'un dortoir senior pendant la finale. C'est un bon pari aussi, que la majeure partie de cet encombrement est due aux e-mails quotidiens ou hebdomadaires des détaillants, des organisations et d'autres newsletters que vous avez peut-être inscrits au fil des ans. En utilisant Unroll.Moi, vous pouvez retrouver toutes les listes sur lesquelles vous pourriez vous inscrire et vous désinscrire de tout ce que vous ne voulez plus recevoir d'informations. En fait, un Meilleure vie L'éditeur a pu utiliser Unroll.moi pour identifier un énorme 135 abonnements. Combien allez-vous vous présenter? Et combien pourriez-vous en faire sans?

2 Allumez les raccourcis clavier.

Nous connaissons tous les raccourcis clavier de base. (Commande-UN: tout sélectionner. Commande-C: copie. Commande-P: pâte. Etc.) Mais les utilisateurs de Gmail ont la possibilité d'allumer un ensemble avancé de raccourcis. Tout d'abord, allez à paramètres. Clique sur le général languette. À mi-chemin, vous verrez un Raccourcis clavier option, désactivée par défaut. Allumez-le et vous aurez accès à ces touches faciles:

• C: démarrer un nouveau message
• Changement-C: Démarrez un nouveau message dans une nouvelle fenêtre
• D: Démarrez un nouveau message dans un nouvel onglet
• F: transférer un message
• #: supprimer un message
• Changement-je: Marquez un message en lecture
• Changement-U: Marquez un message comme non lu
• Commande-S: Enregistrer un message

3 puis les automatiser.

Si vous avez du mal à mémoriser ce recueil de raccourcis clavier, Keyrocket, un plug-in Google Chrome, vous rappellera pendant que vous tapez. (Non-invasivement, bien sûr.) Et pour plus de façons de devenir une machine à productivité, apprenez les 15 façons de doubler votre productivité dans la moitié du temps.

4 Utilisez des hashtags.

Oui, vraiment, l'outil organisationnel de signature des médias sociaux fonctionne aussi pour les e-mails. Ajoutez un hashtag ou deux à la fin de votre signature - la partie de l'e-mail qui est généralement coupée, afin que les destinataires ne voient ni ne jugent votre balise "#workhardplayhard". Tapez simplement le hashtag dans le champ de recherche en haut de votre boîte de réception et vous monterez chaque e-mail codé avec.

5 Activez l'option "Unsend".

Nous avons tous été là: vous rédigez un e-mail, l'envoyez dans l'éther et réalisiez immédiatement, oh non, Ce message n'était pas prêt à envoyer. Il s'avère que vous pouvez ramener vos messages du bord en installant un retard utile. Sur gmail, par exemple, passez sous paramètres, alors général. Vous trouverez le bouton d'annuler Comme la cinquième option. Allume ça. Vous pouvez sélectionner dans un menu déroulant d'intervalles de 10 secondes; Ils dicteront combien de temps vous avez avant que votre message ne soit envoyé pour de bon.

6 Définissez cette fonctionnalité sur 10 secondes.

Un conseil: si vous utilisez l'e-mail comme service de messagerie instantanée de facto, nous vous recommandons de définir le bouton d'annuler à 10 secondes. De cette façon, vos réponses ne seront pas envoyées sur un retard d'une demi-minute. Non, 30 secondes ne ressemblent pas à beaucoup, mais disons-le de cette façon: si votre service de messagerie instantanée (Slack, Gchat, Facebook Messenger - What!) a tenu chaque message sortant pendant aussi longtemps, vos contacts deviendraient rapidement irrité.

7 ou remplissez simplement le champ "à".

C'est une bonne habitude d'adopter, les gens. (Voir les deux diapositives précédentes.)

8 Utilisez cette signe.

"Pour un e-mail qui commence par une salutation de« salut »ou« bonjour », une clôture comme« Best »serait cohérente», dit Patricia Napier-Fitzpatrick, Fondateur et président de l'Étiquette de New York. "" Le meilleur ", bien que surutilisé, est l'une des fermetures les plus sûres en général, car elle est inoffensive et universellement appropriée."C'est vrai: malgré sa surutilisation rampante," Best "est la meilleure façon de signer vos e-mails.

9 Et cette signature d'e-mail.

Lorsque vous êtes sur la route, au moins, vous voudrez renoncer à des phrases ennuyeuses et mignonnes ("Veuillez pardonner toutes les fautes de frappe."" Envoyé de mon 1.21 processeur Gigawatt."" Envoyé de mon iPhone-Soupage considérez l'environnement avant d'imprimer.") Au lieu de quelque chose de simple, élégant, droit au point:" Envoyé de la route." Selon Ben Dattner, Un coach exécutif, il vérifie toutes ces cases tout en évoquant une ambiance Kerouac-esque. Je suis étonnant que ce soit la signature du smartphone par e-mail que tout le monde devrait avoir.

10 Et ce message hors bureau.

Selon Jane Scudder, Professeur à la Loyala University Chicago's Business School, lorsque vous remplissez un message hors bureau, c'est le format auquel vous devriez:

Merci pour ton mail. Je suis ooo du mardi 12 juin au vendredi 15 juin sans accès à l'email. Si cela est urgent, veuillez contacter [la personne qui est en dessous de vous sur la chaîne de commandement ou, si vous en avez une, le nom de votre assistant de café] à [leur adresse e-mail]. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour.

Pour les détails au niveau de Nitpick, comme si vous deviez mettre fin au message lors de votre dernier jour ou à votre premier jour ou à inclure un numéro de téléphone de non-juste consulter notre franchement aussi Guide complet sur la question.

11 Modifier la densité d'affichage.

Les utilisateurs de Gmail peuvent choisir parmi trois densités d'affichage différentes pour leur boîte de réception: confortable, confortable et compact. La densité d'affichage n'affecte rien de plus que la quantité d'espace blanc existe entre chaque message dans votre affichage de boîte de réception. Ce n'est guère plus qu'une question de préférence, mais pensez-y des termes, eh bien, un terme de terme. Le confort est comme un espacement à double ligne, où confortable est un espacement unique, et compact s'apparente à un espacement à moitié doublé.

12 N'oubliez pas d'archiver.

Vous pouvez éliminer les e-mails de votre boîte de réception sans avoir à les purger totalement de l'existence via le dossier des déchets. En «archivant» des messages individuels, ils deviendront immédiatement cachés à votre boîte de réception et à tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours les retrouver, si nécessaire, via la fonction de recherche. Sur Gmail, vous pouvez archiver instantanément les messages après les avoir ouverts en cliquant sur le petit "X" qui apparaît à côté de la ligne d'objet.

13 Suivez la règle de deux minutes.

Terminé par des experts de la productivité de toutes les bandes, la règle de deux minutes est un moyen infaillible pour lutter contre le stress lié aux e-mails. Voici comment cela fonctionne: si vous pouvez répondre et oublier un e-mail en deux minutes ou moins, vous attaquer tout de suite. Sinon, jetez-le de côté pour plus tard.

14 Lot vos réponses par e-mail.

Pour réduire le temps que vous passez collé à l'écran a rattrapé les échanges de va-et-vient pour l'esprit, désigne les temps de votre journée en tant que périodes de "e-mail". (Peut-être que c'est une heure le matin et 90 minutes dans l'après-midi. Peut-être que c'est trois heures après le déjeuner. Tout ce qui fonctionne pour toi!) Ensuite, répondez uniquement aux e-mails pendant ces délais et jamais en dehors d'eux. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

15 Capez vos e-mails à 140 caractères.

Oui, comme un tweet (ou au moins un tweet de révolution pré-280). Comme Andrew Torba, Le PDG de GAB, le réseau social, conseillé dans un post moyen, il est préférable de garder vos e-mails aussi courts que possible. "Je voudrais vous aider à résoudre le problème x. Je fais y et z suggéré que nous nous connectons. Êtes-vous libre de discuter?"Il n'y a pas besoin de salutations fleuries.

16 Définissez des pièces jointes sur le téléchargement automatique.

Si cela, alors (ifttt), une application optimisante par e-mail, peut vous aider dans la «langue» spécifique, pour ainsi dire, cela coupera un tas de slog de type intermédiaire. Par exemple: si un e-mail entrant a une pièce jointe, IFTTT le télécharge automatiquement sur votre Google Drive.

17 Ne répondez pas aux e-mails après les heures.

Ce n'est un secret pour personne que les Américains sont surmenés et, comme cette étude Adobe l'a révélé, une grande partie de ce surmenage provient d'un e-mail fréquent. C'est pourquoi, plus tôt cette année, les membres du conseil municipal de New York ont ​​présenté un projet de loi qui rendrait illégal pour les entreprises d'obliger les employés à vérifier les e-mails après les heures.  (Il est inspiré par une loi actuellement sur les livres en France, où les entreprises de plus de 50 ans doivent établir des directives strictes sur des travaux après les heures.)

Pour découvrir des secrets plus étonnants sur la vie de votre meilleure vie, Cliquez ici Pour vous inscrire à notre newsletter quotidienne gratuite!