17 astuces de gestion des e-mails qui amélioreront votre existence même

Selon une étude de Workfront, un fournisseur de gestion basé sur le cloud, le U moyen.S. L'employé a 199 e-mails non lus ou non ouverts dans leur boîte de réception à un moment donné. Si ce chiffre semble élevé, chanceux, et si cela semble bas, il est peut-être temps de donner à votre style de communiqué une refonte approfondie. Plus important encore, cependant, il n'a pas besoin d'être ainsi. Alors que le courrier électronique est maintenant devenu synonyme de quelque chose qui est écrasant, long et fastidieux, il n'est pas trop tard pour qu'il soit à la hauteur de sa facturation comme un moyen rapide, simple et indolore de communiquer entre eux.

La clé pour gérer votre boîte de réception avec la vigilance - est en connaissant les astuces du commerce. Le fait est qu'il y a tout un ensemble d'outils de toutes sortes qui ont été développés au fil des ans par des personnes par e-mail aux vues similaires qui essaient de se frayer un chemin sous leur courrier non lu. Mais avant de pouvoir vous prévaloir de ces astuces, une boîte de réception Black Belt-vous devez apprendre ce qu'ils sont. Donc, sans plus tarder, nous avons rassemblé 17 des astuces les plus astucieuses, les plus insensibles et les plus nécessaires pour aider à s'attaquer à la nature sauvage de votre boîte de réception une fois pour toutes.

1 Jouez le jeu de messagerie.

Le jeu de messagerie est un jeu en ligne qui a été connecté à votre compte de messagerie, gérant votre amusement de boîte de réception. Il passe essentiellement à travers vos e-mails, vous demandant de prendre des mesures sur chacun en tant que chronomètre, en gardant un score en fonction du nombre de courriels à laquelle vous répondez immédiatement par rapport à la mise en place pour plus tard. Bien que le jeu puisse être arrêté, vous permettant de vous rendre à vos e-mails de manière plus sereine, c'est un excellent moyen de mettre un peu d'excitation et de compétition - une tâche autrement sèche.

2 Streamline avec Sortd.

J'ai toujours souhaité que votre compte de messagerie soit juste plus intelligent? Eh bien, Sortd est un peu comme ça. En plus de placer vos comptes de messagerie dans une page Web plus adaptée aux yeux, il comprend également des fonctionnalités qui vous aident à rester au-dessus de votre charge de travail. Il s'agit notamment des rappels, des widgets qui aident à rationaliser votre liste de tâches, et même une fonction de suivi qui vous permet de voir quand vos messages ont été ouverts. Il vous permet également de partager facilement au sein d'un groupe, ce qui rend les projets d'équipe plus fluides.

3 Intégrez vos adresses e-mail.

Vous voulez toujours diversifier des comptes de messagerie en faisant un social, une entreprise et un compte personnel, par exemple, mais craindre que cela fasse des déplacements entre eux encore une autre tâche frustrante pour s'attaquer? Tu n'es pas seul. Heureusement, Shift, une application téléchargeable gratuite, vous permet d'intégrer toutes vos adresses e-mail dans une fenêtre élégante et facile à oreilles, ce qui rend la baisse entre eux aussi facile que le clic de votre trackpad. En prime, il intègre également la fonctionnalité de recherche, ce qui signifie que vous pouvez parcourir toute votre œuvre de communications à la fois, en particulier utile pour les communications qui résident à la frontière des affaires et personnelles.

4 Abandonnez la signature.

Au début de l'e-mail, le formulaire a été traité un peu comme une lettre physique et comprenait une salutation, un message et un signe. Cependant, maintenant que tout le monde est devenu inondé d'e-mails d'une manière qui ne serait sûrement pas possible avec le courrier physique, les règles ont changé.

D'une part, un signe n'est plus nécessaire. Ils peuvent toujours être utilisés pour des communications plus formelles, et lors de la présentation, mais sinon, il n'est pas nécessaire de prendre le temps de décider entre "meilleur" et "chaleureusement."Pour le dire simplement, nous sommes passés.

5 Triez vos messages par priorité.

Sanebox est un autre logiciel utile qui, mais pas gratuit (les plans commencent à 59 $ pour l'année), pourrait bien en valoir la peine. Il vous permet essentiellement de trier les e-mails en fonction de leur urgence, y compris "Now", "plus tard" et, pour ces notes qui n'ont jamais besoin de voir la lumière du jour, "Black Hole."

6 Implémentez la méthode de l'Ohio.

Si vous hésitez lors de l'ouverture des e-mails, la méthode de l'Ohio est pour vous. Il le signifie "ne le gérez qu'une seule fois" et vous laisse trois options: répondre, supprimer ou déposer de manière appropriée. Cela signifie pas de défilement, en vous disant que vous "y arrivera plus tard" - parce que la vérité est que vous ne le ferez probablement pas.

7 Gardez-le concis.

Vous voulez faire sortir vos e-mails? Essayez de vous limiter à un nombre fixe de mots dans votre réponse. Bien que cela puisse être choquant au début, moins vous utilisez de mots dans vos communications, plus vous aurez de temps sur vos mains. Cependant, ne vous adonnez pas à votre impulsion pour jeter des mots de couverture comme "peut-être" et "je pense" pour adoucir ce qui peut sembler être une langue courte à la première don, donc vous pouvez vous rendre moins autoritaire.

8 Enregistrer les modèles de messages.

Si vous envoyez souvent le même message (par exemple, pour confirmer un achat ou pour valider un abonnement), enregistrez ce modèle dans un dossier de bureau et retirez-le en cas de besoin. Si vous n'avez pas besoin de réfléchir beaucoup à un e-mail, vous ne devriez pas y consacrer autant de temps. Étant donné que les employés passent jusqu'à 28% de leur semaine de travail qui ne font que gérer leur boîte de réception, cela peut vous faire économiser un temps choquant et une productivité gaspillée au cours d'une année. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

9 Videz vos ordures à la fin de chaque jour.

Vider vos poubelles peut être stressante - après tout, une fois qu'il a disparu, il est parti pour de bon. Cependant, si un e-mail est vraiment urgent et que vous le jettez accidentellement, ne vous y trompez pas: la personne qui essaie de nous contacter l'envoie à nouveau.

Mieux encore, vider la poubelle à la fin de la journée aide à vous assurer que votre e-mail est agréable et vide lorsque vous le vérifiez le matin et que vous pouvez réduire la peur que vous ressentez lorsque vous ouvrez cette boîte de réception au début de la journée.

10 Utilisez un indicateur de fin de message.

Mettre l'EOM à la fin d'une ligne d'objet - "Fin du message" - Soule la personne que le message n'a pas besoin d'être ouvert: les informations nécessaires ont déjà été transmises. C'est un excellent gain de temps lorsqu'un e-mail est utilisé simplement comme rappel. Utilisez-le et encouragez les autres à. Ne pas avoir à ouvrir un e-mail peut ne pas sembler être un énorme gain de temps, mais cela s'additionne.

11 Supprimer les messages que vous ne lirez pas en premier.

Avant même d'ouvrir quoi que ce soit, supprimez les e-mails qui ne valent évidemment pas votre temps. Et considérant que jusqu'à 45 pour cent de tous les e-mails sont du spam, mais ne parvenez pas nécessairement à votre dossier de spam, il vaut vraiment la peine d'abandonner une partie de cet encombrement. En éliminant une partie du pinceau, vous ferez des tâches de messagerie. Et quand il s'agit de stress, chaque bit vous réduisez.

12 Faire des dossiers de fichiers qui s'adaptent.

La plupart des adresses e-mail sont préchargées avec quelques dossiers, poubelle, archivés, et cetera et parfois même quelques spécialités, comme les voyages, les personnels ou les affaires. Bien que ce soit un excellent point de départ en ce qui concerne l'organisation par e-mail, ils ne devraient pas être les seuls sur lesquels vous comptez pour garder vos messages organisés. Bien que vous puissiez toujours utiliser les dossiers préexistants, assurez-vous d'ajouter le vôtre pour vous aider à rationaliser vos recherches. Faites des dossiers pour les communications personnelles, les contacts de relations publiques ou même les messages de l'école de vos enfants et vous pouvez conserver les informations importantes qu'ils contiennent sans laisser ces messages obstruent votre boîte de réception.

13 Rappels Set.

Boomerang est une autre application téléchargeable qui peut rationaliser cette boîte de réception enlisé en un rien de temps. Initialement connu sous le nom de Baydin, le nouveau nom est plus approprié à sa fonction: permettant aux utilisateurs de jeter les e-mails hors de vue, seulement pour les faire revenir lorsque vous en avez besoin. L'application gratuite enverra des messages en votre nom à des dates spécifiées, pour des rappels hebdomadaires ou des factures mensuelles et peut supprimer les messages de votre boîte de réception jusqu'à ce qu'ils doivent être traités. De plus, cela peut vous rappeler de suivre les messages que vous avez déjà envoyés.

14 Utilisez des raccourcis personnalisés et des réponses en conserve.

Il est indéniable que les réponses en conserve peuvent sembler robotiques. Une réponse en conserve qui est personnalisée, cependant, peut être un outil d'économie de temps qui ne sacrifie pas votre personnalité. Observez vos communications passées pour voir quelles phrases vous utilisez le plus et créez-en un document pour vous faire gagner du temps. En fait, pour les utilisateurs de Gmail, cette fonctionnalité est construite dans le programme de message.

15 Supprimer après le transfert.

Parfois, nous recevons des e-mails qui ne devraient pas vraiment nous être adressés en premier lieu. C'est peut-être pour quelqu'un d'autre dans l'entreprise, ou le colocataire qui paie les factures d'électricité. Quoi qu'il en soit, il doit être devant les globes oculaires de quelqu'un d'autre, pas la nôtre. Au lieu de simplement transférer et oublier, supprimez toute la chaîne entière après avoir passé toute information pertinente. Ce n'est pas votre entreprise, alors pourquoi devrait-elle prendre de la place dans votre boîte de réception?

16 Utilisez la fonction d'archive.

Si votre e-mail est déjà alourdi avec des messages excédentaires, une bonne première étape consiste à franchir le pas et à tout supprimer. La plupart d'entre eux, vous ne traiterai probablement jamais à ce stade, et la personne qui attendait une réponse a probablement oublié. Si vous ne pouvez pas tout à fait vous amener à faire le pas, archiver, c'est mieux que rien et vous rapprochera de la mythique "Inbox Zero."

17 Se désinscrire aux choses que vous ne lisez pas.

Vous avez toujours abonné à une newsletter - ou un autre e-mail régulier uniquement pour tomber amoureux avec lui, mais continuez à recevoir des messages qui ne font guère plus que de la patte au bas de votre boîte de réception? Jamais fait ça 10, 20, ou, je ne sais pas, 200 fois? Si oui, vous êtes en bonne compagnie. C'est peut-être pourquoi l'application gratuite, déroute.Moi, nous avons pris un tel point de vue sur le marché. Après le téléchargement, dérouter.L'algorithme de moi rassemble tous vos abonnements par e-mail, permettant un tri facile et / ou un désabonnement. De plus, leur fonctionnalité "Rollup" offre un beau format pour régler les newsletters importants que vous aimez. Il est illimité aussi: le service est disponible sur tous les appareils.

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