15 façons dont vous écrivez des e-mails mal

En ce qui concerne les communiqués de l'ère numérique, aucun ne partage l'omniprésence du bon e-mail à l'ancienne. Tout le monde Part à l'e-mail. En fait, selon les données recueillies par le groupe Radicati, une entreprise d'études de marché centrée sur la technologie, nous licencions collectivement près de 270 milliards de courriels par jour. La rédaction d'e-mails est une partie si durement câblée et cuite de la vie quotidienne, comme marcher et parler et respirer, devrait être la deuxième nature pour tout le monde maintenant. En d'autres termes, il n'y a aucune excuse pour rédiger un e-mail incorrectement.

Et pourtant, de nombreux e-mails sont en proie à des défauts. (Je parierais que, sur ces 270 milliards, une solide 260 milliards de choses tombent dans cette catégorie.) Des lignes d'objet douces, des salutations malfaisantes, des choix de polices mal avisés-oh, et ne me lancez même pas sur le double espace (ou le double trait d'union). Oui, il y a beaucoup de choses que vous pouvez bousiller dans le processus d'écriture par e-mail. Ici, vous trouverez les délinquants les plus fréquents et apprenez également à les réparer aussi. Là où il n'y avait aucune excuse avant, il y a vraiment Aucune excuse maintenant. Et pour des conseils de vie de bureau plus incroyables, apprenez les 25 façons de conquérir des burnout de bureau.

1 Vous vous connectez avec tout sauf "le meilleur."

Sincèrement. Merci. Tout mon meilleur. Ou tout simplement rien du tout. Il y a d'innombrables panneaux d'e-mail au choix. Mais en utilisant plusieurs des plus courants, comme ceux des quatre, vous risquez de vous rendre comme trop formel, trop froid, trop faux-sinistre ou trop distant (respectivement). Jouez en toute sécurité en s'en tirant sur le temps éprouvé Meilleur. Selon Patricia Napier-Fitzpatrick, cela fonctionne pour toutes les situations et se termine au centre du diagramme officiel de Venn-Informal. Bref, c'est votre meilleur pari.

2 Vous utilisez des mots étrangers dans les chaînes.

Une fois qu'une conversation démarre, il n'y a pas besoin de Salut ou cher ou merci ou meilleur. (Doublement, si vous travaillez dans un bureau soudé, où la conversation est plus qu'un simple refroidisseur d'eau.)) Les salutations et les valeurs de validité encombrent simplement votre e-mail et interrompent le flux de conversation. Commencez chaque chaîne avec eux, c'est sûr, mais abandonnez-les dès que vous pouvez.

3 Vous allez bien au-dessus du nombre de mots.

Selon une étude de 40 millions Courriels commerciaux, menés par les gens de Boomerang, l'application de productivité, il y a une longueur parfaite pour les e-mails de vente. Pour une efficacité maximale, assurez-vous que votre e-mail n'est pas plus court que 50 mots et pas plus de 125. (Oui, cela inclut les quatre à six mots que vous utilisez Salutsable au revoirs.) Et pour plus de façons de maîtriser l'art de la messagerie électronique, apprenez les 17 hacks de messagerie de génie qui amélioreront votre vie.

4 Vous êtes à double espacement.

Pour vieillir instantanément, mettez deux espaces à la fin de chaque phrase. La pratique Double-Space-A que vous ne verrez que ces jours-ci dans les e-mails des avocats, des médecins et de vos grands-parents - comme un mandat de composition au 19e siècle. À l'époque, l'encre pouvait tache et les règles pourraient ne pas se rendre à la dernière empreinte. L'espace supplémentaire a servi de coussin de clarté, pour ainsi dire, pour s'assurer qu'un lecteur saurait, avec certitude, qu'une phrase était terminée.

Une ère numérique fonctionnelle n'a pas besoin de double espace. En fait, les maisons d'édition, les journaux et les magazines ont supprimé la pratique de l'espacement double dans le 1940, Après l'avènement de l'exécutif d'IBM, une machine à écrire de haut niveau. Les gens, c'est 2018. Vous devriez espacer vos phrases comme. Ce.

Pas.  Comme.  Ce.

5 Tu es double hyphénage.

L'EM-Dash (l'un de ceux-ci: -) est la chose que vous essayez de faire. Frapper le changement, alt, et le trait d'union (Celui-ci: -) Keys en même temps.

6 Vous utilisez la mauvaise signature mobile.

Vous avez sûrement vu des signatures de courrier électronique dignes de grincer des dents, dont la plupart ont tendance à provenir de la foule qui travaille toujours. ("Envoyé depuis un mobile. Veuillez pardonner à n'importe quel tpyos, "est un classique.) Ne faites pas les mêmes pièges. Si vous renvoyez un e-mail depuis la route, dites simplement cette littéralement. Selon Ben Dattner, Un coach exécutif, la meilleure signature par e-mail mobile que vous pouvez avoir est aussi simple que: "Envoyé de la route."Il est clair, efficace et vient même avec le bonus supplémentaire d'évoquer un air de nonchalance de type Kerouac.

7 Vous êtes mal à copier.

Si vous copiez du texte à partir d'un document Word Source-A externe ou d'une feuille de calcul Excel, disons-vous que vous voudrez effacer tout formatage avant de frapper envoyer. Sinon, votre texte apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire tous mélangés. Pour effacer le formatage, si vous êtes l'un des milliards d'utilisateurs de Gmail, mettez en surbrillance le texte dont vous avez besoin et appuyez sur la petite boîte "TX". Vous constaterez cela à la droite du Formatage des options barre d'outils. (C'est le bouton qui ressemble à ceci: UN.) ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

8 Vous écrivez définitivement les messages ooo mal.

Comme Jane Scudder, professeur à la Loyala University Chicago's Business School, le conseille, il y a un et un seul format à suivre lorsque vous rédigez un message hors service:

Merci pour ton mail. Je suis ooo du mardi 12 juin au vendredi 15 juin sans accès à l'email. Si cela est urgent, veuillez contacter [la personne qui est en dessous de vous sur la chaîne de commandement ou, si vous en avez une, votre prochain nom d'assistant à l'assistant] à [leur adresse e-mail]. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour.

Pour les détails au niveau de Nitpick, comme si vous deviez mettre fin au message lors de votre dernier jour ou à votre premier jour ou à inclure un numéro de téléphone de non-juste consulter notre franchement aussi Guide complet sur la question.

9 Vous boussez les accessoires.

Ne faites jamais glisser et dépose des pièces jointes d'image dans un e-mail. Pendant le processus, vous pouvez les dimensions ou la taille du fichier de l'image, ce qui signifie que votre destinataire pourrait recevoir une version de résolution inférieure (laide et pixelisée) de la photo. Au lieu de cela, dirigez-vous vers l'icône du traper dans votre e-mail et trouvez et téléchargez le fichier de cette façon.

10 Tu n'es pas hyperlinking.

Jeter des URL au hasard dans le corps d'un e-mail est laid, lourd et, surtout, facile à réparer. Il suffit de mettre en surbrillance le texte que vous voulez hyperlien, frappez command-k, Et collez l'URL dans le champ qui apparaît. Ensuite, votre texte ressemblera à ceci.

11 Vous utilisez trop de périodes.

La langue évolue au fil du temps mais je ne fais pas seulement référence à des mots avec des significations mercurielles ou à des phrases transitoires qui ont été perdues dans l'histoire. La ponctuation change aussi. Prenez la période, par exemple. Pendant des siècles, cela signifiait qu'une phrase est terminée, et rien d'autre. Il était totalement dépourvu de toute substance ou émotion au-delà.

Mais ces jours-ci, comme l'ont noté des chercheurs des universités de Binghamton et de Rutgers, mettre fin à une phrase dans une période peut se présenter comme, au mieux, Curt ou, au pire, en colère. (Bien que vous n'ayez pas besoin de science pour vous dire que chaque "c'est bien." ou pas."Vous recevez ressemble à un tour de passe.) Donc, à moins que ce ne soit un e-mail formel, minimisez votre utilisation des règles. Utilisez des dash-em-em-em-dash, des ellipses, des virgules, des colons et des demi-finales en phase avec vos pensées.

12 Vous faites des lignes d'objet qui mal.

La plupart des boîtes de réception par e-mail de bureau coupent l'affichage de la ligne d'objet à 60 caractères. Sur les smartphones, cependant, cet affichage est coupé à un nombre de caractères aussi bas que 25, selon l'appareil. (Les écrans plus grands, comme ceux de l'iPhone 8 Plus, apparaîtront jusqu'à 30 caractères.) Pour vous assurer que toute votre ligne d'objet est lue, gardez les choses courtes et douces. Oh, et n'oubliez pas de le remplir. Peu de choses sont plus circonspectes que de recevoir un e-mail "(pas de sujet)" d'un étranger.

13 Vous utilisez la mauvaise police.

Helvetica est banal. Times New Roman est hautain. Comic Sans est… .tout simplement pas. Lorsque vous rédigez des e-mails, respectez la base: Sans Serif. C'est simple et facile à lire. De plus, la police rend sur chaque navigateur Web, donc votre message sera livré comme prévu, avec toute la stylisation des polices intacte (italique, audacieuse, souligne-ce genre de choses), à votre destinataire.

14 Vous poussez tout en un seul paragraphe.

Égouler tout votre texte ensemble est disgracieux et, selon ce que vous dites, désorganisé à un diplôme déroutant. Suivez cette règle: chaque paragraphe devrait avoir un point, et chaque point mérite son propre paragraphe (même si ce n'est qu'une phrase). Brisez votre texte en conséquence.

15 Vous faites des fautes de frappe.

Tu es mieux que ça.

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